Mit Abstand das beste virtuelle Syngenio Sommerevent.
Zweimal im Jahr treffen sich alle Syngenio-Kollegen zur Syngenio-Academy, einmal im Winter und einmal im Sommer. Konnten wir unser Jahres-Kick-Off 2020 noch persönlich und unbeschwert in Köln abhalten, war durch COVID-19 schnell klar, dass wir uns zum Sommerevent Anfang Juli nicht wie geplant in Frankfurt werden treffen können. Alle Hotelbuchungen wurden storniert, erste Eventideen über Bord geworfen. Stattdessen wurde kurzfristig ein Organisationsteam aus 8 KollegInnen zusammengestellt, das sich der Planung unseres ersten virtuellen Sommerevents motiviert und engagiert angenommen hat.
Für das Orgateam war schnell klar, dass der Charakter des Events einerseits beibehalten werden sollte: Es sollte informativ sein, einen Mehrwert für die KollegInnen bieten, den Austausch und das Kennenlernen untereinander ermöglichen und gemeinsam Spaß bringen! Andererseits sollte der Tag aber auch eine Abwechslung vom Homeoffice-Alltag darstellen und allen ein bisschen Bewegung verschaffen. Denn: Um eine Videokonferenz würden wir nicht herumkommen, wenn wir uns zumindest alle sehen und hören wollten.
Die Summer Academy wurde in zwei große Teile unterteilt: Zum einen dem Vorstandsvortrag, in dem über die aktuelle Lage im und um das Unternehmen, Neueinstellungen, Beförderungen und Jubilare berichtet wird, zum anderen einem Eventteil, in dem Austausch und Spaß im Vordergrund stehen.
Der Vorstandsvortrag wird natürlich von unserem Vorstand selbst vorbereitet. Für die Begrüßung der neuen KollegInnen hatte sich das Orgateam jedoch eine kleine Änderung zum üblichen Ablauf überlegt: Die Neuen wurden gebeten, sich in einer Audio- bzw. Videobotschaft kurz selbst vorzustellen. Die Beiträge wurden vorab gesammelt und in den Vortrag eingebaut. Um es vorweg zu nehmen: Es sind wirklich tolle und individuelle Beiträge erstellt worden, in denen man in 60 Sekunden viel über die neuen Syngenios erfahren konnte. Die Neuerung kam bei allen KollegInnen sehr gut an und wurde mit viel virtuellem Beifall bedacht. Auch wenn wir uns nächstes Jahr hoffentlich wieder persönlich treffen können, ist es durchaus denkbar, diese Idee künftig weiter beizubehalten.
Die Planung des Eventteils stellte die eigentliche Herausforderung für das Orgateam dar. Wie kann man Teamgeist, Austausch, Spaß und Kurzweiligkeit virtuell zusammenbringen? Indem man die große Syngeniogruppe beispielsweise in Kleingruppen aufteilt und sie Aufgaben und Rätsel lösen lässt. So wurde die Idee geboren, über den Tag verteilt verschiedene Spiele durchzuführen, bei denen jedes Team viele Begriffe erraten sollte. Alle Begriffe sollten gesammelt und am Ende des Tages zu einer großen Gesamtlösung zusammengeführt werden. Zudem sollten Umfragen zu Stabilität der Technik, Spielen, Energielevel etc. über den Tag verteilt die Videokonferenz auflockern.
Im ersten Spiel sollten Begriffe, Sprichwörter, Fernsehserien etc. anhand von Piktogrammen und deren geschickter Verknüpfung miteinander erraten werden. Vorbereitend wurde hierfür ein digitales Spielfeld entworfen und für jeden Begriff erstellt. Um die Bewegung über den Tag nicht zu kurz kommen zu lassen, wurde für die Zeit nach dem Mittagessen eine Fotorallye eingeplant. Damit das Spiel nicht zu leicht wird, wurden die zu fotografierenden Begriffe in Form von Rätseln vorgegeben. Zur Erholung hat das Orgateam im dritten Spiel einen alten Fernsehklassiker wiederaufleben lassen: „Die Montagsmaler“. Jedes Teammitglied musste mindestens einen Begriff am digitalen Whiteboard zeichnen, der Rest der Gruppe musste raten. Das hat den einen oder anderen „Picasso“ zu Tage gefördert. Zum Abschluss des Spielereigens und zur Abrundung des Tages sollte „Mit Abstand das beste virtuelle Syngenio Sommerevent“ als Lösungswort aller Teams gemeinsam erraten werden.
Um den KollegInnen ein bisschen Frankfurter Flair nach Hause zu zaubern, sollten Care-Pakete geschnürt und an jeden Syngenio versendet. Inhalt neben zwei sehr schönen Syngenio-Gesichtsmasken waren vor allem Frankfurter Spezialitäten und Köstlichkeiten.. Auch für das leibliche Wohl zur eingeplanten Mittagspause wurde mit einem Essensgutschein gesorgt, so dass man sich online sein Menue zusammen stellen konnte Um den KollegInnen eine Alternative zum gemeinsamen abendlichen Ausklang des Events zu bieten, wurden Gutscheine vorbereitet, die das Ausleihen von Filmen ermöglichten..
Nachdem die Planung des Events stand, warteten noch einige kleinere und größere Herausforderungen auf das Orgateam:
Das Packen und Versenden der Care-Pakete gestaltete sich sperrig. Zunächst mussten alle angelieferten Bestandteile gelagert werden. Unter Einhaltung der Abstandsregelungen wurden die Pakete anschließend von einigen Frankfurter KollegInnen in Fleißarbeit gepackt und mit einem kleinen persönlichen Gruß versehen. Eine logistische Meisterleistung war schließlich das Versenden der Pakete, da kein Paketdienstleister bereit war, solch große Mengen (immerhin ca. 80 Pakete) auf einmal abzuholen und zu verschicken. Chapeau an die Frankfurter Syngenios, die alle Hürden überwunden und dafür gesorgt haben, dass die Care-Pakete rechtzeitig vor dem Event bei allen KollegInnen zu Hause eingetroffen sind!
Ein Test der Videokonferenzsoftware unter „realen“ Bedingungen erwies sich ebenfalls als schwierig. Eine Session mit über 80 Teilnehmern über mehrere Stunden hatte noch niemand vom Orgateam durchgeführt, hier blieb uns nur der Sprung ins kalte Wasser übrig.
Am 03.07.2020 war es dann endlich soweit, das Syngenio Sommerevent wurde gestartet! Pünktlich um 9.15 Uhr ging es mit 80 Teilnehmern los. Über den Tag hinweg konnten dann alle Agendapunkte wie geplant und reibungslos durchgeführt werden., sodass eigentlich einem pünktlichen Eventende gegen 17 Uhr nichts im Wege stand. Viele wollten sich zu dem Zeitpunkt am liebsten aber gar nicht mehr trennen, so dass zum Abschluss noch viele lustige Geschichten und Kommentare ausgetauscht wurden.
Die intensive Vorbereitung des Orgateams hat sich bezahlt gemacht und dazu beigetragen, dass es ein gelungener Tag geworden ist. Ein Sommerevent, an das alle Syngenios hoffentlich noch lange positiv zurückdenken werden!
Stimmen zum Event.
„Es war ein wunderschöner Tag! Sehr kurzweilig und mit viel Spaß.“
„Genial! Es war spannend, die Spiele waren anspruchsvoll und haben den Teamgedanken super unterstützt.“
„Das Care-Paket war eine tolle Idee! Und eine Leckere. Klasse!“
„Eine sehr gelungene Veranstaltung. Ich muss zugeben, dass ich in den letzten Corona-Monaten die vielen Video-Sessions etwas müde geworden bin. Aber diese Session war wirklich kurzweilig und hat mir großen Spaß gemacht.“
„Kurzweilig, geschmackvoll, informativ und mit sehr viel Spaß an der Freud‘: Das bleibt.“
„Toll dass man den Spirit unserer Academies vom realen Leben in die virtuelle Welt so übertragen kann. Damit hätte ich nicht gerechnet. Das war ein bisher einmaliges Erlebnis in diesem Medium. Danke dafür.“