Wie man virtuelle Treffen interessant gestalten kann.

Transformation ehemals physischer Meetings in die digitale Welt.

Wir treffen uns in der Zoom-Session: So oder so ähnlich heißt es seit vielen Wochen, wenn man mit KollegInnen oder Kunden telefoniert. Dabei sind virtuelle Meetings für Syngenio grundsätzlich nichts Neues, wir praktizieren diese Form der Zusammenarbeit schon seit einigen Jahren. Die Herausforderung in Zeiten von Corona ist es aber, kurzfristig alle Arten von Meetings – egal welchen Inhalts und Ziels – ausschließlich in die digitale Welt zu verlagern. Dieser Challenge haben natürlich auch wir uns gestellt: Wir haben Projekttermine, Seminare, Office Days und eine Hauptversammlung virtuell durchgeführt.

Licht und Schatten.

Die Vorteile von virtuellen Meetings liegen selbstverständlich auf der Hand: Der Wegfall von Reise- und Übernachtungskosten birgt großes Kostensenkungspotenzial, die zeitliche und räumliche Flexibilität jedes Teilnehmers erhöht die Chance auf Teilnahme und die Teilnehmerzahl für Meetings ist fast unbegrenzt.

Wir haben dies vor allem bei unseren Office Days, aber auch bei internen Seminaren festgestellt: Plötzlich haben KollegInnen teilgenommen, die man sonst eher selten sieht, weil sie beim Kunden arbeiten und die Präsenztermine zeitlich nicht wahrnehmen können.

Meist werden in virtuellen Terminen schneller Entscheidungen getroffen, da sie oftmals produktiver und effizienter sind. Auch dies konnten viele unserer KollegInnen beobachten.

Seit Wochen fehlt uns der persönliche zwischenmenschliche Austausch. Auch in virtuellen Meetings ist es schwierig, ein Zusammengehörigkeitsgefühl zu erzeugen und dem Geist in Pausen durch Plauderei Entspannung zu verschaffen. Sicher einer der größten Nachteile digitaler Kommunikation.

Schätzt man einerseits die zeitliche und räumliche Flexibilität, kann dies andererseits auch sehr herausfordernd werden. Nämlich dann, wenn Teilnehmer „mal eben“ spontan in ein laufendes Meeting dazu stoßen. Dies kann sehr irritierend und störend sein.

Aber auch technische Barrieren können die Durchführung von Online-Meetings erschweren. Syngenio-seitig sind wir mit Hard- und Software gut ausgestattet, aber nicht alle unsere Kunden waren oder sind auf einem ähnlichen technischen Level. Hier ist Kreativität gefragt.

Wir haben das Beste aus der Situation gemacht und versucht, die Vorteile zu nutzen und die Nachteile auszugleichen.

Auf gute Vorbereitung kommt es an.

Wir investieren viel Zeit in die sorgfältige Planung eines Meetings, mehr als bei der Planung eines Präsenzmeetings. Warum ist das so? Was ist so anders als vorher?

Zum einen kommt der Agenda eine erhöhte Aufmerksamkeit und Bedeutung zu. Vor dem Termin verschickt, ermöglicht sie den Teilnehmern, sich zu bestimmten Punkten zu informieren und Antworten vorzubereiten. Darüber hinaus sind die fest eingeplanten Pausen ersichtlich, sodass jeder Teilnehmer seinen Tag entsprechend strukturieren kann. Somit ist eine gut geplante und detaillierte Agenda essentieller Bestandteil der Vorbereitung.

Gerade für Meetings mit großer Teilnehmerzahl ist es wichtig, vorab Verhaltensregeln während des Meetings festzulegen und diese zu verteilen. Dies haben wir für einen Termin mit ca. 100 Teilnehmern so gehandhabt und sehr gute Erfahrungen damit gemacht. In Terminen mit kleinem Teilnehmerkreis stimmen wir uns meist zu Beginn kurz ab. Inzwischen schalten sich die meisten KollegInnen automatisch zuerst stumm, um den Ablauf des Termins nicht mit Nebengeräuschen zu stören.

Hilfreich ist es auch, wenn man sich mit dem eingesetzten Konferenztool vor einem Meeting vertraut gemacht hat. Die Basics wie Teilnahme an einer Videokonferenz, Ton und Kamera ein- bzw. ausschalten und den Bildschirm teilen erschließen sich intuitiv. Nützliche Zusatzfeatures verbreiten sich dann schnell über Mundpropaganda, sehen und ausprobieren oder Dokumentation.

Der zeitintensivste Punkt der Vorbereitung ist, für die in Präsenzterminen zur Verfügung stehenden haptischen Dinge wie z.B. Whiteboards oder Klebezettel digitale Entsprechungen zu finden und vorzubereiten. Je nach Termin und Aufgabe eignen sich unterschiedliche Tools: Ein Aufgabenboard haben wir mit Hilfe eines Jira-Boards realisiert, in dem man neue Aufgaben aufnehmen und bestehende verschieben kann. Auch Klebezettel lassen sich digital erstellen und an einem digitalen Board hin- und herschieben. Wir haben das mit dem Einsatz von Strategyzer umgesetzt.

Lange Videokonferenzen können ganz schön anstrengend sein.

Wir alle haben die Erfahrung gemacht, dass digitale Meetings ermüdend sind, vor allem in der Häufigkeit, in der sie gezwungenermaßen eingesetzt werden. Um so wichtiger ist es, die Termine abwechslungsreich zu gestalten und ausreichend Pausen einzubauen. Hier kommt dem Moderator des Meetings große Bedeutung zu. Er muss einerseits sicherstellen, dass alle Teilnehmer arbeitsfähig sind, andererseits aber auch für Aufmerksamkeit sorgen. Wir haben je nach Charakter des Meetings und Gruppengröße einen Co-Moderator eingesetzt. Moderator und Co-Moderator können sich die Aufgaben dann teilen: Der Moderator teilt beispielsweise den Bildschirm und führt durch die Agenda, der Co-Moderator beobachtet den Chat und gibt Hinweise, wenn Fragen zum Thema aufkommen.

Ein Mix aus verschiedenen Funktionen und Features im Termin ist bei unseren Teilnehmern immer sehr gut angekommen und wurde als erfrischend und kurzweilig empfunden: Bei Online-Seminaren haben wir beispielsweise gute Erfahrungen damit gemacht, neben Vortragsteilen auch aktive Sessions einzuplanen, in denen die Teilnehmer miteinander interagieren und das Gelernte ausprobieren können. Viele Videokonferenztools bieten zu diesem Zweck die Möglichkeit, neben der Hauptsession weitere Räume für Kleingruppen einzurichten.

Auch der Einsatz von Umfragen während eines Meetings ist positiv aufgenommen worden: So kann ohne großen Aufwand beispielsweise ein Stimmungsbild, das Energielevel oder auch die Stabilität der Technik abgefragt werden. Gerade bei großer Teilnehmerzahl eignet sich diese Funktion gut, um als Moderator schnell einen Überblick zu verschiedenen Fragestellungen zu bekommen und ggf. reagieren zu können.

In der Projektarbeit ist es wichtig, gemeinsam erarbeitete Punkte zu visualisieren. Wir haben dies mit Hilfe eines Whiteboards gelöst. Dazu eignet sich zum Beispiel eine leere PowerPoint- oder Word-Datei, in der das Geschriebene nach dem Termin direkt gespeichert werden kann. Man kann auch sein Tablet als Whiteboard verwenden, den Screen übertragen und mit einem Smartpen schreiben. Viele Konferenztools bieten eine Kommentarfunktion zur Zusammenarbeit an. Diese ermöglicht es einem oder mehreren Teilnehmern, gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten bzw. Kommentare zu hinterlassen.

Um dem fehlenden zwischenmenschlichen Austausch entgegen zu wirken, lassen wir zu Beginn von Terminen kurzen Smalltalk untereinander bewusst zu. Das führt in der Regel zu einer entspannten Atmosphäre und erhöht die Aufmerksamkeit für den nachfolgenden Inhalt.

Zum Ende eines Meetings sollte ein kurzes Feedback von den Teilnehmern eingeholt werden. Das kann spielerisch über Emojies (Daumen hoch, klatschen, etc.), eine Umfrage oder den Chat erfolgen.

Zu guter Letzt.

Im Grunde hat sich hier nichts verändert: Besprochene Sachverhalte werden zu einem Protokoll zusammengefasst und an die Teilnehmer verschickt, Seminar-Unterlagen werden zentral zur Verfügung gestellt. Sofern man zuvor beschriebenes Feedback eingeholt hat, empfiehlt es sich, dieses als Lessons Learned zu dokumentieren und anderen KollegInnen zur Verfügung zu stellen.

Welche Erfahrungen haben Sie gemacht? Hat Ihnen der Artikel Anregungen für Ihre nächsten Treffen geliefert? Oder wissen Sie noch nicht so recht, welches Feature sich für welche Situation eignet?

Sprechen Sie uns gern an. Wir beraten Sie und bringen unser Wissen und unsere Erfahrungen mit Ihrem Kontext in Einklang.